company view

Documentmanagement

Het gebruik van WORD en EXCEL

Wordt er binnen uw organisatie gewerkt met een vaste lay-out van uw documenten in WORD of Excel, denk hierbij aan lettertypen en logo’s?
Zijn er binnen uw organisatie sjablonen aangemaakt zodat al uw medewerkers dezelfde huisstijl gebruiken?

Company-View kan er voor zorgen dat al uw documenten in uw huisstijl worden opgemaakt, zodat iedereen die intern of extern communiceert op deze wijze met uw huisstijl naar buiten treedt.
Nog beter is het om een aantal basis-sjablonen aan te maken, die medewerkers “dwingt” zich aan de huisstijl te houden. Basis-sjablonen aanmaken is een aanrader zeker bij een grotere (bedrijfs)omvang, omdat de factor controle en bijsturing onbegonnen werk is.

Uniformiteit van documenten

Het komt vaak voor dat mensen een offerte en een begeleidende brief ontvangen, met daarin hele duidelijke onderliggende verschillen, terwijl het toch om hetzelfde bedrijf gaat. Dit kan zijn in schrijfstijl, lettertype, kleur of geen gebruik van uw logo. De uniformiteit in uw documenten ontbreekt.
Deze ‘schoonheidsfoutjes’ zijn redelijk eenvoudig op te lossen. Print alle documenten van uw organisatie uit. Leg ze vervolgens eens naast elkaar. U zult verstelt staan van de (onopgemerkte) verschillen die langzaam in Word documenten sluipen.
Vaak kunt u in basisdocumenten heel simpel, de in het oogspringende zaken aanpassen en zijn ze direct beter. U kunt hiermee direct meer huisstijllijn en structuur in uw documenten aanbrengen.
Het aanpassen van uw documenten en het vastleggen van uw huisstijl is bij ons in goede handen. De werkzaamheden kunnen zowel bij u op locatie plaatsvinden als bij ons op kantoor, u zegt het maar

Het gebruik van OUTLOOK

Hoe belangrijk is OUTLOOK voor uw organisatie?
Hoe gaan uw medewerkers om met het gebruik van OUTLOOK, ruimen zij hun postvak regelmatig op? Hebt u controle hierop, spreekt u uw medewerkers hierop aan?
Hoe gaan uw medewerkers om met belangrijke e-mails? Hebt u uitgelegd waarom belangrijke e-mails opgeslagen moeten worden?
Houden uw medewerkers hun agenda goed bij, zodat u altijd kunt zien waar uw medewerkers zijn?
Wordt er in uw organisatie gebruik gemaakt van een takenlijst?
Hoe staat het met uw contactpersonen, is deze lijst nog wel up to date?

Company-View kan u hierbij helpen en adviseren hoe belangrijk het is in een organisatie om al deze onderdelen up to date te houden.

De bedrijfspresentatie

Is er in uw organisatie een bedrijfspresentatie in POWERPOINT en kunt u deze zelf aanpassen als u uw bedrijf moet presenteren bij een van uw opdrachtgevers?
Beschikt u over een standaardsjabloon op basis van uw huisstijl, zodat u voor uw opdrachtgevers altijd een passende presentatie kunt maken.
Company-View kan samen met U uw bedrijfspresentatie opzetten en een sjabloon maken op basis van uw huisstijl.

Opslaan van documenten

Het opslaan van documenten is een belangrijk onderdeel in uw organisatie, het maakt niet uit of uw organisatie groot of klein is, documenten moeten gestructureerd worden opgeslagen.
Een belangrijk onderdeel in uw organisatie is de structuur op uw server.
Is uw server overzichtelijk ingedeeld. Kunnen uw medewerkers bij de documenten die zij nodig hebben om hun werk goed te doen?
Is voor alle medewerkers duidelijk wie, wat en hoe de documenten opgeslagen worden. In bedrijven komt het vaak voor dat belangrijke documenten opgeslagen worden op de eigen pc, dus niet op de server. Incidenteel kan dit gebeuren, maar het mag zeker geen gewoonte worden, want op den duur staan er meer documenten op allerlei pc’s dan op uw server waar de documenten horen te staan. Digitale chaos is dan het resultaat.
Een onderdeel van documentmanagement is ook het opschonen van uw documenten. In het begin lijkt het allemaal makkelijk om alles te willen bewaren “het is toch digitaal en ik heb ruimte genoeg” maar op den duur is het niet overzichtelijk en ook dan ontstaat er een digitale chaos, het is er wel, maar welk document is nu het juiste en is dit de laatste versie?

Levering van genoemde diensten kan op basis van;
- projecten (tijdelijke kortstondige ondersteuning)
- contracten (doorlopende ondersteuning)

Company-View biedt maatwerk, dus neem voor meer informatie contact op. U kunt ons bereiken per telefoon (06-12 97 94 39) of per e-mail mn@company-view.nl

 

 

 


       
Contactgegevens: De Ploeg 113          5384 HM Heesch          Tel. +31(0)612979439     ○     mn@company-view.nl